İDB, bölge plan ve programları çerçevesinde Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetler ile yürütülen hibe programlarının izleme ve değerlendirmesinden sorumludur. Ajansa tahsis edilen kaynakların bölge planı ve operasyonel programlara uygun biçimde kullanılması ve daha verimli, etkili ve sürdürülebilir sonuçlara ulaşılması amacıyla destek faaliyetlerinin düzenli olarak izlenmesini sağlar. İDB, Ajans tarafından desteklenen proje ve faaliyetlerin başarılı bir şekilde uygulanması, yasa ve usullere uygunluğunun kontrolü, yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları ile yakından ilgilenir. İDB’nin görev ve yetkileri şunlardır:
- Desteklenen faaliyet ve projeleri izlemek, denetlemek, değerlendirmek ve sonuçlarını Yönetim Kurulu ve Devlet Planlama Müsteşarlığına bildirmek,
- Desteklenecek projelerin/faaliyetlerin uygulama öncesi, uygulama sürecinde ve tamamlanmasının ardından değerlendirmeler yapmak, performans göstergelerindeki ilerlemeleri değerlendirmek ve periyodik değerlendirme raporları hazırlamak,
- Ajansın yürüttüğü programların, desteklediği proje ve faaliyetlerin bölgenin kalkınması bakımından yarattığı etki ve sonuçları ile başarı düzeylerini tespit etmek amacıyla etki değerlendirmelerini yapmak,
- Ajansın sağladığı teknik veya mali desteklerle gerçekleştirilen proje ve faaliyetlerin uygulama süreçlerinde Ajans kaynaklarının yerinde ve etkin kullanımını sağlamak,
- Devlet Planlama Müsteşarlığı ile koordineli bir şekilde, ajansın sağlayacağı mali ve teknik desteklerin izleme ve değerlendirmesine yönelik temel ilke ve kurallar, sorumluluklar, kullanılacak belge ve formların standartları, yararlanıcıların proje ve faaliyetlerini uygularken uymaları gereken kuralların yasal ve kurumsal altyapısının tasarlanmasına katkıda bulunmak,
- Desteklenen proje ve faaliyetler için tasarlanan izleme bilgi sisteminin koordinasyonunu sağlamak,
- Ajanstan destek almaya hak kazanmış proje/faaliyet sahipleri ile imzalanacak sözleşmeleri hazırlamak, sözleşme imzalanması sürecine aktif olarak katılmak,
- Sözleşme öncesinde, Genel Sekreterce gerekli görülen projelere ön izleme ziyareti yapmak,
- Sözleşmelerin imzalanmasını müteakip, sözleşme bilgilerinin doğruluğunu teyit etmek, yararlanıcının uygulama kapasitesini değerlendirmek ve yararlanıcı ile birlikte proje uygulamasına ilişkin bir yol haritası hazırlamak; projenin risk ve ihtiyaç analizlerine göre ön ödeme yapılmasının uygunluğu ve ön ödeme miktarı konusunda görüşünü Genel Sekretere iletmek,
- Desteğe hak kazanan yararlanıcılara, proje/faaliyet uygulama ve satın alma usulleri, izleme bilgi sisteminin kullanımı, raporlama gibi konularda eğitimler vermek,
- Proje sahiplerine, uygulamada karşılaştıkları problemlerin çözümüne yönelik destek vermek,
- Desteklenen proje/faaliyetlere izleme ziyaretleri gerçekleştirmek,
- Uygulama aşamasına geçmiş proje ve faaliyetlerde öngörülen amaç ve hedeflere ulaşılmasına yardımcı olmak, uygulamanın belirlenen ilke ve kurallara, usul ve esaslara ve sözleşme hükümlerine uygun yürümesini sağlamak,
- Riskleri önceden tespit ederek düzeltici ve önleyici tedbirler almak, gerekiyorsa sözleşme değişiklikleri, fesih, usulsüzlükler, geri ödemelerle vb. ilgili işlemleri yapmak,
- Yararlanıcıları tarafından sunulan raporları ve ödeme taleplerini değerlendirmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, yapılan harcamaların usule uygunluğunu denetlemek,
- Yararlanıcıların yürüttükleri proje veya faaliyetleri ile ilgili sorularını derlemek ve bu soruları Sıkça Sorulan Sorular (SSS) başlığı altında cevapları ile birlikte internet sitesinde yayımlamak
