La DSE est responsable de la surveillance et de l’évaluation des programmes de soutien financier conduits par l’agence pour les projets et activités soutenus par l’agence dans le cadre du plan et des programmes de la région. DSE permet une utilisation des ressources octroyées à l’agence en conformité avec le plan et les programmes de la région ainsi qu’une surveillance régulière des activités de soutien afin d’atteindre des résultats plus productifs, actifs et durables. DSE s’occupe de près de l’exécution réussie des projets et activités soutenus par l’agence, du contrôle de la conformité avec les lois et principes et des problèmes et besoins des bénéficiaires. Les fonctions et compétences de la DSE sont les suivantes :
* Suivre, vérifier et évaluer les projets et activités soutenus (financés) par l’agence, et transmettre des conclusions des évaluations au Comite Exécutif et au Sous-secrétariat de la Planification de l’Etat,
* Evaluer les projets et activités qui seront soutenus avant, pendant et après leur application, évaluer les progressions des indicateurs de performance et préparer des rapports d’évaluation périodique,
* Mesurer le succès et les effets d’actions des programmes, des projets et activités financés par l’agence en termes de leur contribution au développement de la région,
* Permettre l’utilisation adéquate et efficiente des ressources de l’agence lors de l’application des projets réalisés par les soutiens techniques et financiers de l’agence,
* Contribuer, en coordination avec le Sous-secrétariat de la Planification de l’Eta, à la formation des principes et règles de base relatifs au suivi et à l’évaluation des soutiens techniques et financiers fournis par l’agence, à la formation des responsabilités, du standard des documents et formulaires qui seront utilisés, de l’infrastructure légale et institutionnelle des règles auxquelles les bénéficiaires devront se conformer lors de l’application de leur projets et activités,
* Coordonner le système d’information de surveillance (suivi) préparé pour les projets et activités soutenus par l’agence,
* Préparer les contrats qui seront signés entre l’agence et les propriétaires des projets / activités qui seront financés par l’agence, participer activement au processus de la signature des contrats,
* Avant la signature des contrats, rendre des pré-visites sur place aux projets estimés nécessaires par le Secrétaire Général,
* Apres la signature des contrats, verifier l’exactitude des informations du contrat, évaluer la capacité du bénéficiaire à appliquer le projet et préparer avec le bénéficiaire un plan de route relatif à l’application du projet, transmettre au Secrétaire Général une opinion concernant l’effectuation du prépaiement et le montant du paiement d’après une analyse de risques et besoins du projet,
* Donner des formations aux bénéficiaires sur l’application et les conditions d’acquisition des projets et activités, le système d’information sur la surveillance des projets et la rédaction des rapports de projets,
* Soutenir les propriétaires des projets concernant les problèmes qu’ils peuvent rencontrer durant l’application des projets,
* Rendre des visites sur place aux projets et activités financés par l’agence,
* Assister l’accès aux objectifs des projets et activités qui ont débutés, assurer une conduite des projets conforme aux règles et principes déterminés ainsi qu’aux stipulations du contrat,
* Prendre des mesures préventives contre les risques dans les projets dès le départ, procéder aux modifications ou à l’annulation du contrat et des paiements en cas d’escroquerie,
* Evaluer les rapports et demandes de paiement présentés par les bénéficiaires, assurer les paiements en temps dû, vérifier que les dépenses sont conformes aux procédés,
* Rassembler les questions posées par les bénéficiaires concernant les projets et activités qu’ils exécutent et publier ces questions avec leurs réponses sur le site internet de l’agence sous la section des Questions Fréquemment Posées (QFP).
